Ülevaade – New Zone+ Application

Travel House · CRM-automatiseerimise vood

loomine / edu kontroll / hoiatus Merit / makse otsus / vaheetapp

Süsteemi üldvaade

Neli päringukanalit suubuvad ühte Core Routerisse, mis kirjutab Pipedrive’i. Müügi poolel liigub deal Meriti arveni ja makse tuleb tagasi. Iga voog raporteerib vea korral Adminile.

flowchart TB
    AOH["Kiirpäring
(koduleht)"]:::src
    RP["Reisipäring
(Typeform)"]:::src
    HP["Hotellipäring
(Typeform)"]:::src
    EM["info@ postkast
(e-kirjad)"]:::src
    CR{{"Core Router
valideerimine · dedupe · sildid"}}:::router
    PD[("Pipedrive
kontakt · Lead/Deal · note · sildid")]:::store
    WV["Waavo tellimused"]:::wip
    MA["Merit — arve loomine"]:::merit
    MB["Merit — makse sünk"]:::merit
    ERR["Veateavitus → Admin"]:::err

    AOH --> CR
    RP --> CR
    HP --> CR
    EM --> CR
    CR --> PD
    WV -.-> PD
    PD -->|"deal: Arve esitatud"| MA
    MA --> PD
    MB -->|"deal: Arve makstud"| PD
    PD -.->|makse Meritis| MB
    CR -.-> ERR
    MA -.-> ERR
    MB -.-> ERR

    classDef src fill:#eef5f0,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.5px,color:#14261f;
    classDef router fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:2px,color:#14261f;
    classDef store fill:#ffffff,stroke:#47584f,stroke-width:1.5px,color:#14261f;
    classDef merit fill:#e5eef6,stroke:#2d6ea8,stroke-width:1.5px,color:#14261f;
    classDef wip fill:#fbeee6,stroke:#b5562a,stroke-width:1.5px,stroke-dasharray:4 3,color:#14261f;
    classDef err fill:#fbf4ef,stroke:#b5562a,stroke-width:1.2px,color:#47584f;

Leadide jaotamine agentidele käib Pipedrive’is Roundrobini kaudu — automaatika viib kõik kirjed ühe kasutaja alla ja RR jaotab need edasi.

Core Router töökorras

Süsteemi süda. Iga kanal kutsub seda. Valideerib e-posti, otsustab: uus kontakt → Lead, olemasolev avatud kirjega → märge (duplikaadikaitse), olemasolev ilma → Deal. Iga kirje saab note kogu vormi infoga, kanalisildi ja täidetud detailiväljad.

flowchart TB
    IN["Kanali sisend
email · nimi · telefon · sihtkoht · periood · allikas"]:::start
    V{"E-post kehtiv?"}:::dec

    IN --> V

    V -->|"ei"| K1["Loo kontakt"]:::warn
    K1 --> KL["Loo Lead
⚠ KONTROLLIDA"]:::warn
    KL --> KM["Teavita Admini"]:::warn
    KM --> KN["Note + silt
PUUDULIKUD ANDMED"]:::warn

    V -->|"jah"| S["Otsi kontakt
e-posti järgi"]:::step
    S --> E{"Kontakt olemas?"}:::dec
    E -->|"ei"| N1["Loo kontakt"]:::ok
    N1 --> N2["Loo Lead"]:::ok
    N2 --> N3["Note + kanalisilt
+ detailiväljad"]:::ok

    E -->|"jah"| D1["Päri kliendi
dealid + leadid"]:::step
    D1 --> D2{"Avatud kirje
olemas?"}:::dec
    D2 -->|"jah"| DM["Lisa märge
olemasolevale"]:::warn
    D2 -->|"ei"| DD["Loo Deal"]:::ok
    DD --> DN["Note + detailiväljad"]:::ok
    D1 --> L1["Püsiklient / VIP
kontakti sildid"]:::ok

    classDef start fill:#eef5f0,stroke:#1f6b4c,stroke-width:2px,color:#14261f;
    classDef step fill:#ffffff,stroke:#47584f,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef dec fill:#fbfaf6,stroke:#8a7f66,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef ok fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.4px,color:#14261f;
    classDef warn fill:#fbeee6,stroke:#b5562a,stroke-width:1.4px,color:#14261f;

Duplikaadikaitse: sama e-post + juba avatud Lead/Deal → uut kirjet ei looda, lisatakse märge. Kliendisildid: Püsiklient (varasem deal üle 2 nädala vana) · VIP (üle 3 deali). Omanikku ei määrata — jaotab haldur.

AOH kiirpäring töökorras

Kodulehe vorm salvestab päringu WordPressi andmebaasi (tõe allikas) ja saadab sama info n8n-i. Andmebaasi salvestus ja AOH API kutse ei sõltu n8n-ist — kui webhook peaks tõrkuma, päring ei kao ja Kevin saab teate.

flowchart LR
    F["Kodulehe
kiirpäringu vorm"]:::start
    DB[("WordPress DB
salvestus")]:::store
    AOH["AOH API
(agentonholidays)"]:::ext
    WH["n8n webhook
(header-auth)"]:::step
    NM["Normaliseeri väljad"]:::step
    CR{{"Core Router"}}:::router
    ML["E-kiri Kevinile
(kui webhook tõrgub)"]:::warn

    F --> DB
    F --> AOH
    DB --> WH
    WH --> NM --> CR
    WH -.->|tõrge| ML

    classDef start fill:#eef5f0,stroke:#1f6b4c,stroke-width:2px,color:#14261f;
    classDef store fill:#ffffff,stroke:#47584f,stroke-width:1.5px,color:#14261f;
    classDef ext fill:#f3eee4,stroke:#8a7f66,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef step fill:#ffffff,stroke:#47584f,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef router fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:2px,color:#14261f;
    classDef warn fill:#fbeee6,stroke:#b5562a,stroke-width:1.3px,color:#14261f;

Kogu reisiinfo (sihtkoht, hotell, kuupäevad, reisijad, eelarve) koondatakse Pipedrive’i lead’i note’i, mitmerealisena.

Reisipäring & hotellipäring töökorras

Kaks eraldi Typeform-vormi, mõlemad sama mustriga. Erinevus on ainult allikasildis (Pipedrive’is eristatav) ja väljade hulgas — hotellipäring on detailsem.

flowchart LR
    T1["Reisipäring
(Typeform)"]:::src
    T2["Hotellipäring
(Typeform)"]:::src
    NM["Normaliseeri väljad
→ message"]:::step
    CR{{"Core Router"}}:::router
    PD[("Pipedrive
Lead/Deal + note")]:::store

    T1 -->|"source: reisipäring"| NM
    T2 -->|"source: hotellipäring"| NM
    NM --> CR --> PD

    classDef src fill:#eef5f0,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.6px,color:#14261f;
    classDef step fill:#ffffff,stroke:#47584f,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef router fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:2px,color:#14261f;
    classDef store fill:#ffffff,stroke:#47584f,stroke-width:1.5px,color:#14261f;

Allikasilt kannab pealkirja: Pipedrive’is on kirje “REISIPÄRING — Nimi” vs “HOTELLIPÄRING — Nimi”, nii on kanal kohe näha.

info@ postkast valmis

Jälgib üldpostkasti ja loob otse kirjutanud klientidest leadid. Automaatkirjad eraldatakse tehniliste päiste järgi — see ei vaja hooldust ega tasulisi teenuseid.

flowchart TB
    M["Uus kiri info@"]:::start
    F{"Automaatkiri?
päised + must nimekiri"}:::dec
    X["jäetakse vahele"]:::mut
    L["Loe välja
telefon · sihtkoht · reisiaeg"]:::step
    K{"Kahtlane?"}:::dec
    A["Lead
allikas: e-post"]:::ok
    B["Lead
e-post (kontrollida)"]:::warn
    CR{{"Core Router"}}:::router

    M --> F
    F -->|"jah"| X
    F -->|"ei"| L --> K
    K -->|"ei"| A --> CR
    K -->|"jah"| B --> CR

    classDef start fill:#eef5f0,stroke:#1f6b4c,stroke-width:2px,color:#14261f;
    classDef dec fill:#fbfaf6,stroke:#8a7f66,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef step fill:#ffffff,stroke:#47584f,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef ok fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.4px,color:#14261f;
    classDef warn fill:#fbeee6,stroke:#b5562a,stroke-width:1.4px,color:#14261f;
    classDef router fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:2px,color:#14261f;
    classDef mut fill:#f4f2ec,stroke:#c9c2b2,stroke-width:1px,color:#8a7f66;

Blokitakse: automaatvastused, uudiskirjad, postiloendid ja vastused olemasolevale kirjavahetusele (need pole uued päringud). Lisaks käsitsi hallatav must nimekiri. Kahtlased ei kao — need luuakse eraldi märkega.

Merit — arve loomine töökorras

Kui deal jõuab staadiumisse “Arve esitatud”, luuakse Meritis müügiarve — maksmata. Arve number on unikaalne ja kannab deali ID-d, et makse hiljem õige dealiga seostuks. Reisiteenus on 0% (erikord KMS §40).

flowchart LR
    DC["Deal muutus
(Pipedrive)"]:::start
    ST{"Staadium =
Arve esitatud?"}:::dec
    MK["Koosta arve
TH-<deal>-<aeg> · 0%"]:::merit
    SN["Saada Meritisse
(maksmata)"]:::merit
    NT["Märge dealile
(arve nr)"]:::ok

    DC --> ST
    ST -->|"jah"| MK --> SN --> NT
    ST -.->|"ei"| X["—"]:::mut

    classDef start fill:#eef5f0,stroke:#1f6b4c,stroke-width:2px,color:#14261f;
    classDef dec fill:#fbfaf6,stroke:#8a7f66,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef merit fill:#e5eef6,stroke:#2d6ea8,stroke-width:1.5px,color:#14261f;
    classDef ok fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.4px,color:#14261f;
    classDef mut fill:#f4f2ec,stroke:#c9c2b2,stroke-width:1px,color:#8a7f66;

Arve on juriidiline dokument. Enne aktiveerimist: raamatupidaja kinnitab KM-käsitluse ja üks test-arve vaadatakse Meritis üle.

Merit — makse tagasisünk töökorras

Iga 15 minuti tagant küsitakse Meritist laekunud makseid. Kui meie arve (TH-deal-aeg) on makstute seas, loetakse numbrist deali ID ja deal liigub ise “Arve makstud” staadiumisse.

flowchart LR
    SC(["Iga 15 min"]):::clock
    GP["Päri Meriti maksed
(getpayments)"]:::merit
    FI["Leia TH-arvete maksed
→ loe deal ID numbrist"]:::merit
    UP["Vii Deal → Arve makstud"]:::ok

    SC --> GP --> FI --> UP

    classDef clock fill:#eef5f0,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.6px,color:#14261f;
    classDef merit fill:#e5eef6,stroke:#2d6ea8,stroke-width:1.5px,color:#14261f;
    classDef ok fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.4px,color:#14261f;

Makset kontrollitakse arve numbri alusel. Idempotentne — juba “Makstud” deali uuesti liigutamine ei tee kahju.

Waavo tellimused ehitamisel

Waavo tellimused on juba makstud — need muutuvad kohe Deal’iks. Voog ootab Waavo API ligipääsu: päringud käivad läbi WordPressi serveri, mille IP tuleb Waavo nimekirja lisada.

flowchart LR
    SC(["Iga 15 min"]):::clock
    WO["Päri Waavo
makstud tellimused"]:::wip
    DP{"Juba
töödeldud?"}:::dec
    RR["Vormista tellimus"]:::step
    DL["Loo Deal
+ Waavo ID"]:::ok
    MK["Märgi töödelduks"]:::step

    SC --> WO --> DP
    DP -->|"ei"| RR --> DL --> MK
    DP -.->|"jah"| SKIP["jäta vahele"]:::mut

    classDef clock fill:#eef5f0,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.6px,color:#14261f;
    classDef wip fill:#fbeee6,stroke:#b5562a,stroke-width:1.5px,stroke-dasharray:4 3,color:#14261f;
    classDef dec fill:#fbfaf6,stroke:#8a7f66,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef step fill:#ffffff,stroke:#47584f,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef ok fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.4px,color:#14261f;
    classDef mut fill:#f4f2ec,stroke:#c9c2b2,stroke-width:1px,color:#8a7f66;

Dedupe-tabel väldib sama tellimuse topelt-töötlemist, kui pollimine kattub.

Veateavitus töökorras

Kui ükskõik milline voog tootmises tõrgub, saab Kevin e-kirja voo nime, vea, tõrkunud sammu ja käivituse lingiga. Käivitub ainult päris (mitte käsitsi test-) käivituste tõrke korral.

flowchart LR
    ANY["Ükskõik milline
voog tõrgub"]:::warn
    ET["Error Trigger"]:::step
    MSG["Koosta veateade
(voog · viga · samm · link)"]:::step
    ML["E-kiri Kevinile"]:::ok

    ANY --> ET --> MSG --> ML

    classDef warn fill:#fbeee6,stroke:#b5562a,stroke-width:1.5px,color:#14261f;
    classDef step fill:#ffffff,stroke:#47584f,stroke-width:1.3px,color:#14261f;
    classDef ok fill:#e3f0e8,stroke:#1f6b4c,stroke-width:1.4px,color:#14261f;